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combinar e imprimer con excel XP

07/09/2005 - 16:40 por arturnemail-excelglist1 | Informe spam
Hola:

Hace tiempo que utilizo a menudo las opciones de combinar e imprimir
con Word y Excel. En las versiones 97 y 2000 no he tenido problemas
nunca pero ahora tengo office XP. Resulta que cuando combino con excel,
si uno de los campos es numérico en la base de datos de WORD aparece
con 8 ó 9 decimales, y no hay forma de cambiarlo, aunque en la hoja
excel esté con sólo 2 decimales.

Gracias anticipadamente

Artur
 

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#1 KL
07/09/2005 - 18:57 | Informe spam
Hola Artur,

Creo que lo que te ocurre es normal y habria ocurrido en cualquier version
de Office. El hecho de que en una celda de Excel tu veas un numero con dos
decimales no quiere decir necesariamente que el valor solo tenga dos
decimales :-o. Todo depende del formato de celda - el formato es la forma de
visualizar el valor, pero no afecta el valor como tal. Si la celda contiene
una constante (no formula) bastaria con seleccionarla y echar un vistazo a
la barra de formulas, si en cambio el valor se devuelve a traves de una
formula, selecciona la formula directamente dentro de la barra de formulas y
pulsa F9 - a ver que tal ahora.

Ahora bien, cuando los valores se transmiten a Word solo se transmite la
informacion sobre el valor, pero no el formato. Si no me equivoco esto ha
sido asi siempre.

Afortunadamente hay una solucion/truco (no se si esta documentado en algun
lugar - lo descubri por casualidad hace cosa de 10 años). Combinar
Correspondencia (MailMerge) te permite aplicar formatos personalizados
directamente a los campos en el documento Word:

Supongamos que tu campo combinado que devuelve el valor numerico en Word se
llama "Ventas"

1) Haz clic derecho sobre el campo "Ventas" en tu documento
2) Elige 'Activar o desactivar códigos de campo'
3) Veras tu campo convertire en algo asi::

{ MERGEFIELD Ventas }

modifica el texto de la siguiente manera

{ MERGEFIELD Ventas \# "0.00" }

o asi:

{ MERGEFIELD Ventas \# "#,##0.00" }

o el formato numerico/texto (ojo - a diferencia de Excel los formatos de
fecha en Word son formatos de texto) permitido que te interese.

5) Vuelve a hacer clic derecho sobre el campo y elige 'Actualizar campos'

Saludos,
KL



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Hola:

Hace tiempo que utilizo a menudo las opciones de combinar e imprimir
con Word y Excel. En las versiones 97 y 2000 no he tenido problemas
nunca pero ahora tengo office XP. Resulta que cuando combino con excel,
si uno de los campos es numérico en la base de datos de WORD aparece
con 8 ó 9 decimales, y no hay forma de cambiarlo, aunque en la hoja
excel esté con sólo 2 decimales.

Gracias anticipadamente

Artur

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