Crear restricciones de acceso

Saludos a tod@s.

Quisiera pedir un poco de ayuda, a todos Uds. que acumulan el conocimiento
y la experiencia en cantidades vastas.

Tengo un libro de excel, que es un 'visor' de datos que estan esparcidos
por diferentes archivos.
Necesito crear restricciones de acceso (es decir niveles) para que los
usuarios sólo puedan ver cierta información.
Quisiera que al abrir el archivo, se pidiera un nombre de usuario y un
password, y si son correctos se mostrara información de manera selectiva,
de acuerdo al departamento al que pertenezca el usuario (o sea que el
usuario solo pueda hacer consultas acerca de trabajadores de SU
departamento).
Esto porque el 'visor' de datos muestra información personal, laboral y un
historial de todo el año, acerca de todos los trabajadores de mi compañia,
simplemente tecleando en $Y$2 el número de trabajador.
En $Y$2, tengo una validación, que muestra la lista de todos los
trabajadores.

Mas o menos tengo una idea: que tal crear un vector de 3 x n, en el que
incluya NOMBRE_USUARIO, PSSWRD, DEPTO, y a partir de ahi, con un userform
solicitar los datos de entrada (nombre de usuario y password), y luego de
acuerdo al departamento, 'restrigir' ( es decir reducir o ampliar el rango
de la lista de validación para que solo se puedan 'consultar' a los
trabajadores del mismo centro de costo)los niveles de acceso.

Por ejemplo, Usuario: HernandezR, password: sdfsdfn, y este usuario al
estar en el departamento 224, ocasione que la lista de validación solo
permita ingresar los numeros 1478 y 1566...

(Imagino que así deberá quedar la tabla de donde obtengo la lista de
validación...)

ID_NUM C_COSTO
747 101
814 101
1255 216
1478 224
1566 224
1901 351
2014 401
2145 601
3015 901

Agradeceré de sobremanera el apoyo que puedan prestar a un servidor, para
poder liberar el sistema. G r a c i a s.