Archivos Compartidos usados por otro usuario

Hola
Tengo el siguiente problema, tengo carpetas compartidas en el server para
que los usuarios pongan ahi sus archivos que necesitan compartir .
Pero el problema es que logicamente cuando un usuario tiene habierto un
archivo y otro lo quiere accesar no puede ya que le manda el mensaje que esta
siendo utilizado por otro user y pone un nombre (empresa1) por ejemplo
solo que cuando instalaron el office en la empresa pues todos los equipos
tienen el mismo nombre en la licencia de office.
Como determinar quien de los usuarios es el que esta utilizando ese archivo.
Ojo desde el equipo del usuario
No desde el server.

Gracias
Saludos