Cómo estructurar el contenido del portal

Hola a todos:

Mi pregunta se refiere a un tema que se ha tratado en numerosas ocasiones y
que, sin embargo, creo que muchas personas no acaban de tener claro (entre
las cuales me incluyo).

Las dudas giran en torno a dos conceptos clave: áreas o sitios. Y ésas dudas
aumentan al enfrentarse al tema de usuarios y permisos.

Mi caso debe ser como el de muchos otros que se enfrentan a la implantación
de un portal interno en su empresa para organizar la información de la
compañía.

Por concretar, la información que quiero organizar se centra en torno a
Productos (unos 300), y a Proyectos (unos 600). Cada 'Producto' y cada
'Proyecto' disponen de varios documentos: informes, descripciones técnicas,
imágenes, noticias relacionadas, etc... por lo que mi intención es crear para
cada uno de ellos un "espacio" donde los empleados pueden consultar y
publicar información. Pero estos permisos deben ser a nivel de documento, o
mejor dicho, del tipo de documento. P. ej.: Un tipo de usuarios (comerciales)
pueden ver y publicar informes, pero no pueden publicar descripciones
técnicas.

* ¿Es mejor crear un ÁREA para cada producto, o un SITIO??
* ¿Creo una BIBLIOTECA para cada producto, o una biblioteca por tipo de
documento - p.ej: informes, planos,...- ?
* ¿De qué manera se puede facilitar la gestión de permisos de esta
información (teniendo en cuenta que puede llegar a tener 300 áreas, o 300
sitios con permisos similares?

Me gustaría saber cómo han resuelto esta problemática otras personas que se
hayan encontrado en la misma tesitura, que seguro son muchas...


Gracias por todo y un saludo

Marcos Pereiro
()

Hola Marcos,
Interesante cuestion. El disenno de un portal es siempre una cosa peluda. Un
par de cositas se me ocurren:
1 - Si haces un area para cada producto, tendras al final 300 areas, y esto
no es muy bonito que digamos (cada area es una pestanna en el menu horizontal
de SPS, y no creo que SharePoint te deje poner 300)
2 - Puedes hacer una categorizacion de productos? Por ejemplo: un area
"Animales", con subareas: "Con cuatro patas", "Con dos patas", "Con una pata
(?)"; dentro del area "Con dos patas", subareas: "Gente", "Gatos raros",
"Cocodrilos mutilados", y asi hasta el final. SharePoint te deja hacer hasta
256 de estos niveles, lo que se me hace suficiente. Lo mismo para proyectos.
3 - Cada area, subarea, subsubarea puede tener su propio set de permisos,
asi que la cosa se puede arreglar facilmente por ese lado
4 - Si los usuarios empiezan a protestar (y siempre protestan) porque no
encuentran lo que quieren ver, hay un monton de WebParts sueltas por ahi
(tambien para comprar) que te muestran en un arbol la organizacion de las
areas/subareas/subsubareas.
5 - SharePoint no te deja poner permisos a nivel de documentos! La unidad
minima para permisos es la libreria, asi que todos los documentos dentro de
una libreria de cualquier tipo tendran los permisos de la libreria.
Si utilizas WSS en lugar de SPS, tendras "Sitios de Nivel Superior", con
subsitios, y subsubsitios dentro de los sitios, ad infinitum (casi), o sea,
la misma organizacion, pero sin las facilidades de SPS.
Suerte,
Gustavo
http://www.gavd.net/servers/

"Marcos Pereiro" wrote:

> Hola a todos:
>
> Mi pregunta se refiere a un tema que se ha tratado en numerosas ocasiones y
> que, sin embargo, creo que muchas personas no acaban de tener claro (entre
> las cuales me incluyo).
>
> Las dudas giran en torno a dos conceptos clave: áreas o sitios. Y ésas dudas
> aumentan al enfrentarse al tema de usuarios y permisos.
>
> Mi caso debe ser como el de muchos otros que se enfrentan a la implantación
> de un portal interno en su empresa para organizar la información de la
> compañía.
>
> Por concretar, la información que quiero organizar se centra en torno a
> Productos (unos 300), y a Proyectos (unos 600). Cada 'Producto' y cada
> 'Proyecto' disponen de varios documentos: informes, descripciones técnicas,
> imágenes, noticias relacionadas, etc... por lo que mi intención es crear para
> cada uno de ellos un "espacio" donde los empleados pueden consultar y
> publicar información. Pero estos permisos deben ser a nivel de documento, o
> mejor dicho, del tipo de documento. P. ej.: Un tipo de usuarios (comerciales)
> pueden ver y publicar informes, pero no pueden publicar descripciones
> técnicas.
>
> * ¿Es mejor crear un ÁREA para cada producto, o un SITIO??
> * ¿Creo una BIBLIOTECA para cada producto, o una biblioteca por tipo de
> documento - p.ej: informes, planos,...- ?
> * ¿De qué manera se puede facilitar la gestión de permisos de esta
> información (teniendo en cuenta que puede llegar a tener 300 áreas, o 300
> sitios con permisos similares?
>
> Me gustaría saber cómo han resuelto esta problemática otras personas que se
> hayan encontrado en la misma tesitura, que seguro son muchas...
>
>
> Gracias por todo y un saludo
>
> Marcos Pereiro
> ()
>
>
>
>

Tal como indicas en ella, mi idea era crear una estructura en árbol para
categorizar los productos, basada en áreas y subáreas. Desde el punto de
vista de navegación esta estructura es perfecta.

El siguiente paso lógico (o al menos a mi me lo parecía) era crear un
biblioteca de documentos dentro de cada área que representa a un Producto,
para guardar toda la documentación relacionada con ese producto. Como hay 300
productos, tendré 300 bibliotecas (ya no sé si eso es muy correcto...).

Pero la cosa aún se complica más por el hecho de que los permisos se den a
nivel de biblioteca.

Supongamos que para cada PRODUCTO tengo un grupo de documentos que sólo
pueden modificar y publicar los comerciales (informes, seguimientos...) , y
un grupo de documentos que sólo pueden modificar los técnicos (instrucciones,
planos...). ¿He de crear entonces 2 bibliotecas de documentos por cada
Producto? Si es así, ya tengo 600 bibliotecas, y la cosa crece...

No sé si esa es la manera correcta... Si lo fuera, gestionar los permisos de
tantas bibliotecas se convierte en un calvario... (pero por si fuera ésta la
solución y teniendo en cuenta que cada área de producto tendría la misma
estructura - bibliotecas y permisos similares - aprovecho para preguntar si
hay alguna manera de crear plantillas de área, o en nuestro ejemplo,
plantillas de área de producto, que facilite la creación y gestión).

Marcos Pereiro
()


"Gustavo" wrote:

> Hola Marcos,
> Interesante cuestion. El disenno de un portal es siempre una cosa peluda. Un
> par de cositas se me ocurren:
> 1 - Si haces un area para cada producto, tendras al final 300 areas, y esto
> no es muy bonito que digamos (cada area es una pestanna en el menu horizontal
> de SPS, y no creo que SharePoint te deje poner 300)
> 2 - Puedes hacer una categorizacion de productos? Por ejemplo: un area
> "Animales", con subareas: "Con cuatro patas", "Con dos patas", "Con una pata
> (?)"; dentro del area "Con dos patas", subareas: "Gente", "Gatos raros",
> "Cocodrilos mutilados", y asi hasta el final. SharePoint te deja hacer hasta
> 256 de estos niveles, lo que se me hace suficiente. Lo mismo para proyectos.
> 3 - Cada area, subarea, subsubarea puede tener su propio set de permisos,
> asi que la cosa se puede arreglar facilmente por ese lado
> 4 - Si los usuarios empiezan a protestar (y siempre protestan) porque no
> encuentran lo que quieren ver, hay un monton de WebParts sueltas por ahi
> (tambien para comprar) que te muestran en un arbol la organizacion de las
> areas/subareas/subsubareas.
> 5 - SharePoint no te deja poner permisos a nivel de documentos! La unidad
> minima para permisos es la libreria, asi que todos los documentos dentro de
> una libreria de cualquier tipo tendran los permisos de la libreria.
> Si utilizas WSS en lugar de SPS, tendras "Sitios de Nivel Superior", con
> subsitios, y subsubsitios dentro de los sitios, ad infinitum (casi), o sea,
> la misma organizacion, pero sin las facilidades de SPS.
> Suerte,
> Gustavo
> http://www.gavd.net/servers/
>
> "Marcos Pereiro" wrote:
>
> > Hola a todos:
> >
> > Mi pregunta se refiere a un tema que se ha tratado en numerosas ocasiones y
> > que, sin embargo, creo que muchas personas no acaban de tener claro (entre
> > las cuales me incluyo).
> >
> > Las dudas giran en torno a dos conceptos clave: áreas o sitios. Y ésas dudas
> > aumentan al enfrentarse al tema de usuarios y permisos.
> >
> > Mi caso debe ser como el de muchos otros que se enfrentan a la implantación
> > de un portal interno en su empresa para organizar la información de la
> > compañía.
> >
> > Por concretar, la información que quiero organizar se centra en torno a
> > Productos (unos 300), y a Proyectos (unos 600). Cada 'Producto' y cada
> > 'Proyecto' disponen de varios documentos: informes, descripciones técnicas,
> > imágenes, noticias relacionadas, etc... por lo que mi intención es crear para
> > cada uno de ellos un "espacio" donde los empleados pueden consultar y
> > publicar información. Pero estos permisos deben ser a nivel de documento, o
> > mejor dicho, del tipo de documento. P. ej.: Un tipo de usuarios (comerciales)
> > pueden ver y publicar informes, pero no pueden publicar descripciones
> > técnicas.
> >
> > * ¿Es mejor crear un ÁREA para cada producto, o un SITIO??
> > * ¿Creo una BIBLIOTECA para cada producto, o una biblioteca por tipo de
> > documento - p.ej: informes, planos,...- ?
> > * ¿De qué manera se puede facilitar la gestión de permisos de esta
> > información (teniendo en cuenta que puede llegar a tener 300 áreas, o 300
> > sitios con permisos similares?
> >
> > Me gustaría saber cómo han resuelto esta problemática otras personas que se
> > hayan encontrado en la misma tesitura, que seguro son muchas...
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> >
> > Gracias por todo y un saludo
> >
> > Marcos Pereiro
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