Orientación sobre el uso de archivos PST

Espero no resulte muy "simple" mi consulta pero me ha entrado duda y como
que me he quedado bloqueado. Aquí en la empresa usamos el Office 2003 y
por política se deben guardar todos los mensajes, tantos enviados como
recibidos. Cada terminal tiene su propia estructura de carpetas y reglas
de mensajes.

Sin embargo me acaban de pedir que organice todo nuevamente para que
solamente estén en las carpetas los mensajes del año en curso y que los
demás sean guardados en archivos PST. Lo que pensé en un inicio fue
organizar y mover los mensajes agrupados por años y luego crear los
archivos PST de las carpetas correspondientes. Sin embargo me vino una
duda. ¿Cómo se puede revisar mensajes de archivos PST?¿Sólo se puede si se
recupera y se vuelve a cargar en el Outlook dichos mensajes?. Lo que
quisiera evitar es que se vuelvan a mezclar al momento de querer revisar
mensajes pasados.

Esta disposición ha sido enviada porque consideran que así estaría más
ligero y rápido el cliente de correo, ¿es correcto o es una falacia?

Agradezco mucho las repuestas y orientaciones que puedan darme sobre este
caso

ACD