Tablas dinámicas - Contraseñas - ???

hola, Marta !

... manejo una hoja con datos sobre gasto de clientes. Cada cliente tiene su comercial.
... son consultados por el comercial correspondiente con mucha frecuencia.
... son datos confidenciales... un comercial no puede ver los datos de las cuentas que no sean suyas.
... hacen sus consultas usando tablas dinamicas.
Lo que yo hago es enviarles un resumen de sus datos pero eliminando los datos de los demas.
... quiero tener los datos "base" en un fichero.
... sacar una tabla dinamica... como otro fichero independiente del primero (que tengo yo "bajo llave"...
... que cuando un comercial abra el fichero con la tabla dinamica se le pida una contrase#a o un nombre.
... que la tabla dinamica que se abra muestre solo los datos de ESE comercial
... y que por supuesto, no pueda consultar los datos de cuentas que no esten a su nombre.
... Se puede? Como?

1) comprenderas que al 'ampliar' las facilidades... -tambien- se amplian las posibilidades de 'riesgos'... ???
2) faltaria que comentes datos adicionales/complementarios/... [p.e.] en relacion con...
los comerciales... generan cada uno sus 'propias' tablas dinamicas, las pueden modificar, cambiar, etc. ??
3) se me ocurre que podrias usar consultas a datos externos para generar el origen de tablas dinamicas...
utilizando 'parametros' que serian 'tomados' de alguna parte en celdas/hojas/... de el libro 'en consulta' -?-
-> el libro 'base' tendria que 'permanecer' SIN password de apertura para que la consulta pudiera 'refrescarse'
4) no comentas si se trata de archivos que esten en condicion de 'libros compartidos' -?-

[en resumen]... de que se puede... se puede ;)
el 'detalle' seria con relacion a las bases/condiciones/... 'que', 'como', 'cuando', 'de donde y adonde', etc. etc. etc.

si cualquier duda [o informacion adicional]... comentas ?
saludos,
hector.

Hola Héctor!

Pues mira, te cuento exactamente lo que tengo y tú me dices:

1) Entiendo el riesgo que puede haber, pero me tranquiliza que en general la
gente que lo va a usar no es muy docta en la materia :). Es decir, no es
gente que vaya a estar trasteando con los ficheros para encontrar la info de
otros, y si ocurre será un poco por casualidad...

2) Existe un documento base que recoge todos los datos de facturación del
día anterior. Yo cada mañana actualizo esta tabla añadiendo la información
oportuna. Aquí recogemos cliente por cliente toda la información que nos da
nuestra intranet de la empresa.
La intranet nos da una información determinada que luego yo completo
añadiendo algunas cosas más.
Este fichero base es confidencial y a él solo tenemos acceso los directores
de cada departamento y yo :)
Sin embargo, los comerciales tienen que poder verlo también, pero solo lo
que atañe a ellos, ahi está el asunto.
Lo que necesitamos es que cada comercial pueda usar la tabla dinámica para
hacer cualquier tipo de uso con ella, pero que dicha tabla solo muestre los
datos de las cuentas de la persona que la está usando.
Por ejemplo, si el comercial A tiene 50 cuentas, que la tabla dinámica que
sale del doc base pueda ser usada y transformada, cambiada, modificada, etc,
pero que solo muestre los datos de esas 50 cuentas.
Igual con cada uno de los comerciales.

Lo que no quiero es tener que preparar un fichero personalizado para cada
comercial a partir del doc base. Es decir, no quiero tener que entrar en el
doc maestro cada día, borrar los datos de todos los comerciales menos uno de
ellos y guardar con un nombre y de ahí sacar una tabla dinámica, y así con
cada comercial.
Quiero algo más dinámico: tú abres un fichero que contiene solo una tabla
dinámica. Pero según qué comercial seas solo se muestran los datos de las
cuentas cuyo comercial coincide contigo (existe un campo que es "Sales").
Ellos tienen que poder modificar esa tabla como quieran, lo único que no
pueden hacer es ver los datos de otros ni tampoco poder abrir el origen de
datos (doc base).

3) No tengo problemas en usar este tipo de consultas... si me explicas un
poquillo cómo hacerlo, o dónde puedo encontrar información, etc, y si crees
que esta solución podría dar respuesta a lo que estoy buscando.
El libro base no tiene password, lo único es que está colgado en una carpeta
de red privada. Hasta ahora no he tenido nunca problema con esto: yo mantengo
el libro base en esta carpeta privada, pero creo ficheros con tablas cuyo
origen es este libro base, y cuelgo los ficheros con las tablas en carpetas
de red abiertas a todos, y siempre se puede refrescar la información sin
problemas.

4) En principio no son libros compartidos. Con tanta gente siempre tenemos
problemas a la hora de modificar y guardar cambios. Sin embargo, como ellos
no van a guardar cambio ninguno en el fichero donde esté la tabla, no me
importa que se pueda compartir (NO el libro base, sino el fichero con la
tabla), y luego que si alguien quiere guardar la tabla presentada de una
forma determinada, pues que se lo guarde aparte :)

Pues a ver qué se te ocurre,..., como puedes ver no es solo una cuestión de
Excel sino también de creatividad :):)

Saludos!!!

Marta

"Héctor Miguel" escribió:

hola, Marta !

> ... manejo una hoja con datos sobre gasto de clientes. Cada cliente tiene su comercial.
> ... son consultados por el comercial correspondiente con mucha frecuencia.
> ... son datos confidenciales... un comercial no puede ver los datos de las cuentas que no sean suyas.
> ... hacen sus consultas usando tablas dinamicas.
> Lo que yo hago es enviarles un resumen de sus datos pero eliminando los datos de los demas.
> ... quiero tener los datos "base" en un fichero.
> ... sacar una tabla dinamica... como otro fichero independiente del primero (que tengo yo "bajo llave"...
> ... que cuando un comercial abra el fichero con la tabla dinamica se le pida una contrase#a o un nombre.
> ... que la tabla dinamica que se abra muestre solo los datos de ESE comercial
> ... y que por supuesto, no pueda consultar los datos de cuentas que no esten a su nombre.
> ... Se puede? Como?

1) comprenderas que al 'ampliar' las facilidades... -tambien- se amplian las posibilidades de 'riesgos'... ???
2) faltaria que comentes datos adicionales/complementarios/... [p.e.] en relacion con...
los comerciales... generan cada uno sus 'propias' tablas dinamicas, las pueden modificar, cambiar, etc. ??
3) se me ocurre que podrias usar consultas a datos externos para generar el origen de tablas dinamicas...
utilizando 'parametros' que serian 'tomados' de alguna parte en celdas/hojas/... de el libro 'en consulta' -?-
-> el libro 'base' tendria que 'permanecer' SIN password de apertura para que la consulta pudiera 'refrescarse'
4) no comentas si se trata de archivos que esten en condicion de 'libros compartidos' -?-

[en resumen]... de que se puede... se puede ;)
el 'detalle' seria con relacion a las bases/condiciones/... 'que', 'como', 'cuando', 'de donde y adonde', etc. etc. etc.

si cualquier duda [o informacion adicional]... comentas ?
saludos,
hector.

hola, Marta !

... un documento base... recoge... los datos... del dia anterior. Yo... actualizo... a#adiendo la informacion oportuna
... fichero base es confidencial... solo tenemos acceso los directores de cada departamento y yo :)
... que cada comercial pueda usar la tabla dinamica para... cualquier tipo de uso con ella
... pero que dicha tabla solo muestre los datos de las cuentas de la persona que la esta usando
... no quiero... tener que preparar un fichero personalizado para cada comercial a partir del... base
... algo mas dinamico:... un fichero que contiene solo una tabla dinamica
... segun que comercial seas solo se muestran los datos de las cuentas cuyo comercial coincide contigo
No tengo problemas en usar este tipo de consultas... si me explicas un poquillo como hacerlo, o donde... encontrar informacion [...]

'partiendo' de un punto de la respuesta anterior...

3) ... usar consultas a datos externos para generar el origen de tablas dinamicas

... utilizando 'parametros' que serian 'tomados' de alguna parte en celdas/hojas/...
[p.e.] suponiendo que realizas una consulta a bases de datos externas [otro libro de excel desde -menu- datos / obtener datos externos...]
una vez que 'termines' con el asistente para 'finalizar' la consulta a la base de datos... si deseas agregar parametros 'variables'...
1) puedes 'consultar/modificar/...' la 'sentencia' de la consulta [sql] desde el mismo menu de datos [o la BH de datos externos]
-> solicita modificar la consulta
-> 'avanza' hasta el ultimo paso [finalizar]
-> en lugar de 'devolver' los datos a excel... selecciona ->ver datos o modificar consulta en MS Query<-
-> elige: [menu] ver / sql... [o de la BH el icono de SQL]
2) una vez que decidas que partes de la consulta deseas 'convertir' en parametros...
-> sustituye la/s fraccion/es 'apropiada/s' de la sentencia por un signo ? [opcionalmente pudes darles un 'identificador' CORTO]
[lo anterior ocasiona que ANTES de 'refrescar' una consulta, MS-Query 'te pregunta' por el -nuevo- valor del parametro]
-> termina la modificacion y 'devueve' los datos a excel [tendras que 'responder' una cuantas preguntas a los parametros] :))
3) posteriormente, puedes sustituir la/s 'pregunta/s' de MS-Query por los valores que pueda 'tomar' de celdas en tu hoja...
-> vuelve a ejecutar [menu] datos / obtener datos externos / parametros... [o desde la BH de datos externos]
-> selecciona [por cada parametro] la opcion de: 'tomar el valor de la siguiente celda:'
-> y [obviamente] selecciona la celda 'apropiada' para cada parametro
4) segun la parte de la sentencia sql que hayas 'parametrizado'... debera haber una celda son la 'sintaxis' EXACTA del parametro -?-

si deseas consultar sitios con informacion al respecto... visita:
-> Andy Wiggins: http://www.bygsoftware.com/Excel/sql.htm
-> Ole P. Erlandsen: http://www.erlandsendata.no/english...connstring
-> Carl Prothman: http://www.carlprothman.net/Default.aspx?tabid‡#OLEDBProviderForSQLServer
-> Dick Kusleika: http://www.dicks-clicks.com/excel/E...m#CreateUI

si cualquier duda [o informacion adicional]... comentas ?
saludos,
hector.